Solutions de GED pour votre entreprise
en Vendée| La Roche-sur-Yon

L’archivage numérique est une question qui se pose de plus en plus dans les entreprises. Procédé déjà implémenté dans de nombreuses sociétés, la gestion électronique de documents octroie de nombreux avantages au quotidien.

Faites appel à notre équipe pour réaliser la dématérialisation ainsi que l’indexation de tous vos documents papiers. Avec un bon système d’information, vous serez en mesure d’effectuer le traitement des documents numérisés avec un gain de temps considérable. Gagnez du temps et de l’espace avec Vendée Bureau !

Principe de la gestion électronique
de documents

Nos solutions de gestion ont pour objectif principal de rendre l’information la plus accessible possible en interne. La numérisation des documents papier permet de les transformer en documents numériques et de les indexer dans une base de données sécurisée.

Selon la quantité de données à stocker, Vendée Bureau est en mesure de vous proposer des serveurs dédiés à cet emploi. Grâce à cette opération, l’ensemble de vos ordinateurs en réseau peut accéder aux documents archivés. Des mesures de sécurisation peuvent être rajoutées pour ne donner des droits d’accès aux documents qu’à certains postes, ou bien des droits limités.

Les avantages et bénéfices
de la GED pour les professionnels

Une GED bien orchestrée est source de nombreux avantages pour votre entreprise. Elle vous permet d’établir une stratégie d’indexation unique pour chaque catégorie de document. Votre archivage numérique sera ainsi homogène et les doublons pourront être facilement repérés et supprimés.

L’accès rapide et protégé de vos documents donne la possibilité à chaque collaborateur de consulter en direct la base de données, sans perte de temps. En résumé, la GED c’est avant tout :

  • un outil informatique propice au travail collaboratif en facilitant la circulation des informations,
  • une automatisation de l’archivage des documents en limitant les erreurs humaines,
  • une réduction des délais pour consulter un document et le partager à un groupe de collaborateurs.

Respect des règles RGPD
et de l’archivage numérique

La gestion documentaire et l’archivage électronique sont soumis à une réglementation précise. Du fait de la traçabilité des informations et de leur confidentialité, le stockage de documents dans des bases de données se doit d’être le plus sécurisé possible.

Selon les types de documents contenus dans vos serveurs, un cycle de vie différent peut être adapté. L’ensemble des documents d’entreprise ne sera pas traité de la même façon que des données concernant vos clients ou des prospects. Vendée Bureau s’assure que vos informations stockées soient bien en règle selon les codes de la RGPD.